ПРОБЛЕМА:

В растущей IT-компании резко увеличился штат, но не HR-отдел.

Сложности с онбордингом и сопровождением сотрудников усугублялись спецификой индустрии – довольно высокие запросы IT-специалистов, текучка кадров, необходимость быстро вводить людей в сложные процессы и так далее.

У эйчаров физически не хватало времени на всех коллег, что в целом снижало привлекательность компании.

Остро встал вопрос автоматизации.

Признаемся сразу, эта компания – наша, «Интеллектуальные социальные системы» (ISS). Так что, будучи айтишниками, мы не могли не взяться за собственную задачу (боль), требующую цифровых решений.

Кроме того, мы на тот момент уже разработали и развивали продукт по автоматизации операционной деятельности бизнеса, который и послужил идеальной базой для всех наших задумок.

Написать и внедрить систему автоматизации HR отдела, который решал бы постоянно возникающие типовые задачи:

• знакомство новичков с компанией,
• погружение в рабочий процесс,
• помощь в поиске нужной информации,
• оформление разного рода справок, пропусков и так далее.

SKILL

SKILL

SKILL

SKILL

коллег ежемесячно решают рабочие и личные вопросы

раз сотрудники запросили информацию о проектах

раз забронировали переговорку и заказали пропуск

рассылки разослали коллегам с приглашениями на собрания и пиццу в честь дня рождения

С ПОМОЩЬЮ ФЕДОРА:

Фёдор помогает быстро найти другого сотрудника и узнать, над каким проектом он работает. Или, наоборот, выяснить, кто проджект-менеджер, back-end, тестировщик того или иного проекта. Обратиться к боту можно в свободной форме, поскольку он понимает естественный язык.

Например, про Александра Сергеевича Пушкина было бы позволительно написать: «подскажи, кто такой Саша Пушкин», «как выглядит Саня», «контакты Шурика». А если в компании два Александра, то Фёдор постарается разобраться, о ком именно речь, задав уточняющий вопрос.

Когда человек выходит на новую работу, ему сложно быстро впитать все сведения о деятельности компании. Тут пригождается Фёдор: с ним у новичков ISS всегда под рукой нужные данные, ссылки, презентации для скачивания. Достаточно лишь попросить: «Расскажи о таком-то проекте».

Получив сообщение «нужен пропуск на парковку», Фёдор уточняет номер и марку автомобиля и направляет заявку офис-менеджеру.

Информация о проектах и оформление пропусков

Для этих задач мы написали собственный модуль работы с датами, поскольку имеющиеся решения нас не удовлетворяли. Он позволяет использовать самые разные варианты написания: «завтра с 13 до 14», «в следующий четверг с 15:30 на пару часов», «27 марта в 13:00» и так далее, Затем Фёдор:

· проверяет, свободна ли переговорка в нужное время;
· уточняет, каких коллег позвать на встречу, находит их email и добавляет к событию;
· создает встречу в Google-календаре.

Организация встреч с помощью бота проходит быстрее, и она полноценно вошла в обиход. Теперь это ежедневная практика, более 600 инцидентов за несколько месяцев.

Назначение встреч и бронирование переговорок

Бот может сгенерировать заявление на отпуск. Уточнив информацию, он отправит документ на скачивание и расскажет, что делать дальше – распечатать, подписать у руководителя, отнести в бухгалтерию.

При этом Фёдор помнит, сколько дней отпуска осталось у каждого сотрудника.

Заявление на отпуск

Функционал бота был бы неполным без геймификации и чего-то развлекательного. Поэтому мы прописали опцию «поделиться любимым треком», или треком дня, как угодно. Вы отправляете Фёдору ссылку на песню в стриминговом сервисе, а он публикует ее в корпоративном Telegram-канале с названием, исполнителем и обложкой альбома. Так можно узнать о музыкальных предпочтениях коллег, составлять плейлисты и подборки. Данных для всего этого у нас уже хватает – в чат через Фёдора попали уже 337 треков.

КАК ЭТО РАБОТАЕТ?